書類の整理方法を考える

昨年末、父が亡くなった為、父が貯めていた書類などの整理に追われています。 個人的に管理している書類は、個別フォルダを使って超整理法的な管理をしているのですが、さすがに父が管理していた書類などは勝手がわからなかったりしたので、ちょっと書類の整理方法を考えてみようかなぁと。

うちの父は書類などをそれなりに分類して分ける人だったので、まったく分類されてもいないよりは全然楽だったりはしたわけですが、処分して良い物なのか？保存しなければならないものなのか？などの取り扱いはさすがにわかりません。
なので、結局、ひとつひとつの書類を確認して、即時処分しても良い物はその場で廃棄、それ以外は個別フォルダに纏める事に。
まだまだ大絶賛整理中な訳ですが、最終的にバンカーボックス一つに収まりそうな量にはなりました。

父とはいえ、他人の書類なので、大切かどうか？という観点は全くあてになりません。
そこで、整理するときの観点は「今後自分が使いそうか」という点になります。
ここを「自分の書類」整理に当てはめると、「最終的に(他人が)どの様に処分すればよいか」という観点を加えた方が良さそうな気がしてくるわけです。

実はこの時点で超整理法のシステムからまったく掛け離れた物となっています。
超整理法そのものは、あくまでも個人の情報管理の手法であり、共有することを前提とはしていません。

これまで述べてきたように、超整理法の対象は、個人用の情報システムである。このことの意味を、いま少し述べておこう。 (略) しかし、個人用システムは、本人だけが検索できればよい。他人のためのシステムではない。

仕事の上で必要となる書類などはそれでもいいのだけど、家の書類などもすべてひっくるめて一つのポケットとして超整理法として整理してしまうと、最終的にどの様に処理すればよいかが不明瞭になってしまうのです。
例えば、毎月の電気代の明細などは、押し出しファイリングに任せて処分して問題ないでしょう。
ところが保険の証券などは、その様に処分されてしまっては困ることになります。

超整理法的には、そういった書類などは神様ファイルとして別色の目立つ封筒などに入れる、となりそうですが、仕事上の重要書類と同じレベルで管理してしまうのはやはり気が引けます。
なので、神様ファイル間でも少しレベル分けをすることが必要になります。
「神様ファイルの祭り上げの仕方」であれば、まだ超整理法の範囲内で対応出来そうです。

ということで整理すると、書類の整理として以下のような三段階に纏まることになります。

神様ファイルは、押し出しファイリングの中に居ても、個別に祭り上げても問題ありません。
超神様ファイルは、個別に祭り上げて(神様ファイルとは別に)管理する必要があります。ポケット一つの原則を守る為に目録などを作成しておいて(目録は近くに置いておけば探す時にさっと見ればいい)、別途場所を決めておいて大切に保管するなどの方法もアリかもしれません。
これで超神様ファイルの取り扱いだけ、予め確認しておけばイザという時に困ることはないはずです。

整理する書類はまだ残っているので、この先も他に考える必要が出てきそうですが...
せっかくなので、これを機にまた書類整理の仕方を見直す契機にしようかとも思っていたりします。(続くのか！？)