ブレスト：理想のタスク管理ツールを考える (2/5)

さて、前回に引き続いて、今回は「処理」についてのブレストを行おうと思います。

収集
処理(見極め)
整理
レビュー
実行

このフェーズは、端的には右の図で表される判断のフェーズです。
なので、ツールでどうのこうの…というよりも頭の中で判断するのがメインになるわけですが…
せっかくだから、その辺りの助けになるような機能があると良さそうな気がします。

ちなみに、前回もですが…
結構、記事を書きながら考えている部分が多々あるので、乱筆・乱文・考えがまとまっていない部分が多いのでご容赦くださいorz

この場合のユースケースは、単純には各フローでの判断条件に絞れる気がします。

気になったアイテムではあったけど、実は全く行動する必要がない（ゴミ）
「マチュピチュ行きたい」とか、いつか実現したいけど、今ではない（いつかやる／多分やる）
タスクとして行動するよりも、資料としてとっておけばいいもの（資料）
単発アクションではなく複数のアクションが必要で、改めて整理する必要があるもの（プロジェクト）
今すぐ出来るアクションなので、即時実行してしまう
他の人に頼んでしまって、結果の連絡待ちをする（連絡待ち）
今すぐではなくて来週やればいいので、当該日付に出来るようにスケジューリングする（カレンダー）
それ以外：適切な場所や時間で実行出来るようにアクションをまとめる（次にとるべき行動）

それぞれのユースケースで取り得る行動が管理出来れば、必要な機能が満たされていると考えられます。
これがOmniFocusの場合では…

OmniFocusのINBOX

INBOX一覧で簡単な処理(スワイプから削除・即時実行で完了)が出来るので、これでユースケースの1, 5は満たせそうな感じです。
個別のタスクを見てみると…

OmniFocusのタスク情報

コンテキストとプロジェクトという二段階の管理は、OmniFocusの特徴というべき素晴らしい機能だと思うのですが…
取っつきやすさで考えた場合、フォルダ分け＋タグ付けの方がわかりやすい様な気がします(RTMがそうだった気が)。
コンテキストとプロジェクトの一つずつしか設定出来ない点は、考える事柄を絞るにはいいのですが、タグ付けの方がフレキシブルに対応出来る気がするので。
それはともかく、コンテキストとプロジェクトの設定(またはタグ付け)で、2, 3, 6, 8あたりのユースケースを満たすことができます。

ここで「資料」化するアクションなどはEvernoteなどに放り込める機能とかがあると面白いかもしれません。
逆にEvernoteを参照するのもアリなのですが、「処理」としてはあまり使わない様な気がするのでここではひとまず割愛します。
「連絡待ち」などの場合も、電話アプリやメールなどと連携できる(連絡しないと連絡待ちには出来ないし…)とうれしいかもしれません。
ただ、こっちも、単に一端アプリを終了してそのアプリを立ち上げれば十分なのですが(^_^;)

その他に開始／期限のカレンダー情報と繰り返し関連の編集が可能です。
なぜかiOS版では設定出来ないので個人的にはほとんど使わなくなってしまったのですが、Mac版では「推定所要時間」の設定が可能です。
タスクシューターには必須の機能だと思うんですけどね(^_^;) この期限の設定をつかえば7番のカレンダータスクも実現可能です。

プロジェクトにする場合の操作は少し手間が掛かるのですが…

タスク移動したい場合

タスクを表示している画面から移動関連のメニューを選び…

タスク移動操作画面

一番上のプロジェクトに変換で登録してあるタスクのプロジェクト化が出来ます。
その他の項目にぶら下げることでアクションの下にぶら下げることも出来るのですが、個人的にはプロジェクトの管理とごっちゃで訳がわからなくなってしまうのでほとんど使っていません(^_^;)
→プロジェクトにしたい個別のアクションがあったら、とりあえず新しくプロジェクトを作成してからそのプロジェクトにアクションを放り込む、というちょっと面倒な手順をしています。

ちなみに、OmniFocusではコンテキストとプロジェクトの両方が未設定の状態になるとINBOXに入ります。
プロジェクト未設定でもコンテキスト設定だけあれば、「その他」のタスクフォルダに纏められます。
GTDで考えた場合、INBOXに戻す行為は本来あるべきではない操作なのですが…
それが出来ない仕様にするデメリットも内容な気がします。

また、微妙に画面見切れているのですが、この下にアクションに写真とか音声の添付が可能だったことに先ほど気づきました。。。
前回考えていた、写真によるタスクのインプットも出来るんだなぁorz

さて、ここまで「タスクの一覧」→「タスク個別」という段階を踏んでの操作になるのですが、「INBOXから拾い上げた一つのタスクに集中する」というのを目指すと、INBOXのリスト表示ではなく、Whiteroom的に一つのタスクしか見れないモードも面白そうです。
タスクの処遇を決めないと次に進めない状態にして、無理にでも集中せざるを得ない状態にするとか…
そこまでするとやりすぎかなぁ…

「処理」に関するユースケースは、正直自分がOmniFocusで不満を感じていないので、OmniFocusの機能紹介チックになっていますが(^_^;)