ブレスト：理想のタスク管理ツールを考える (5/5)

夏休みの旅行の予定があったので毎日連載とは行かなかったのが心残りですが(^_^;)
無事、GTDの5ステップの最後、「実行」についてのブレストに進むことができました。

GTDのフローに関する処理としては1〜4のステップで完了し、この「実行」では単純に纏められたリストの内容を実行していくのみ、とされています。
前段までで全てのタスクについて把握出来ていれば、この「実行」フェーズではタスクを選び、実行して、完了する、というだけの単純な作業となるはずです。

ここで、実行→完了の流れは、タスク管理ツールとしては完了チェックを入れるだけの簡単なお仕事です。

これは単純なアクション単位で見ると、上記の様に単純なのですが、プロジェクトの実行については少し複雑になります。
特に最初のアクションAを実行して、その次のアクションBを実行、その次にアクションCを実行したらプロジェクトが完了するというような状態の変化が「タスクの完了チェック操作」一つで完結してくれると嬉しい気がします。

その為、例えば NextActionであることを設定出来る機能は欲しいです。
欲を言うと、自分で設定する他にも、他のタスクが完了したらNextActionに昇格するなどの自動設定機能があると便利だと思います。
これは、事前にこのタスクが終わったら初めて実行可能になる、などの事前条件の設定と同様なのかもしれないと思っています。

上記の事前条件とは別に、完了したときに次ぎにどうするか…などの事後処理的な設定も出来ると便利です。
ぱっと思いつくのは、当該アクションが属するプロジェクトが、自動的にプロジェクト完了になるようなゴール機能とか面白そうな気がします。

この辺りの実行→完了の流れについては、人それぞれのやりかたによる部分があるだろうと思うので、色々な人の意見を聞いてみたいところです( ´ ▽ ` )ﾉ

さて、最初の「タスクの選択」について戻ると、これは色々と複雑なのですが、ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則の第９章で紹介されている「実行の要因」に従って行動を決めるということをユースケースとして考えてみることにします。
そうするとそれらの観点を色々と組み合わせて実行するべきタスクを浮かび上がらせることの出来る検索機能が欲しいという結論しか出てこないので、それぞれの項目について洗い出してみます。

戦略的要因

「GTDの垂直モデル」について考える「優先度付け」になります。
実は今回この振り返りを行うにあたり、自分自身がほとんどこの要因について見直せていないという結論に至ってしまいました。
そもそも管理することすら失念していたという…orz

なので、現状、これをタグ付けして設定するというくらいしか考えるネタがございません…

制約要因

状況(コンテキスト)、使える時間、使えるエネルギーに応じてタスクを選ぶ選択基準になります。

OmniFocusでは状況についてはそのものズバリの「コンテキスト」で設定・確認することが出来ます。

OmniFocus iPad版の「コンテキスト」画面

こうして見直してみて、自分の場合はコンテキストの設定そのものがいい加減だったことに気づきました(^_^;)
実際、かんり運用(どのタスクをやろうか)という段階でごまかして使っている物が多い気が…
それらを頭の中で考えなくてもコンテキストを選べば自然とその状況に応じたタスクが浮かび上がるというのが理想なので、もっと分割する必要がありそうです。
いずれにせよ、タスク管理ツールとしての機能はそれらをOmniFocusの用にコンテキスト設定したり、タグ付けなどで串刺しにして検索出来れば実現できます。

その他の基準については、OmniFocusのiOS版では設定できない(出来るけど見れない)為、実現出来ていない機能になります。
フラグ付けは出来るんですけど、ON/OFFのフラグだけだとちょっと色々な状況を考えるには明らかに機能が足りないのでorz

使える時間では、「一時間で出来るタスク」などの固定で検索するのは使い勝手が悪いので「30分〜一時間で出来るタスク」や「一時間以内で出来るタスク」などの範囲検索が出来るとうれしいですね。
使えるエネルギーでは、ゾンビ/疲れ気味/普通/元気/超人とかの適当な段階付けは必要だと思うのですが、これも範囲で検索出来るとうれしい気がします。