締め切りがあるタスクは第二領域にはない
７つの習慣で有名な「第二領域」という概念で、少し疑問に思う事があります。
- 数ヶ月後の仕事で必要になることは明確になっているが、今すぐ必要という訳では無いプロジェクトAがある。
- 現在進行中のプロジェクトBはある程度落ち着きが見えていて、現状の作業見合いで、その仕事を前倒ししてやっておいても問題は無い。
こんな状況の場合、プロジェクトAは「緊急ではないが、重要な事柄」なので、第二領域にいるように感じるのですが…
本当にこのプロジェクトAは第二領域に居るタスクなのでしょうか？
それとも、実は単に第一領域に居るタスクなのでは？
個人的には、事前に少し進めておくと後々楽できるので、手を付けてしまうことも多いのですが…
この辺りで引っかかってしまい、なんとなくスッキリしない気分になったので考えてみることに(^_^;)
実際の所、原書(といっても日本語版)で、時間管理のマトリクス上「締め切りのある仕事」は第一領域にあります。
もちろん「準備や計画」は第二領域にあるので、こちらにあたると言えばそうなのかもしれません。
ここでの論点は…
プロジェクトAが「緊急」なのか「緊急ではない」のか、どちらに属するか。
ここに集約される気がします。
原書での「緊急」の定義は…
すぐに対応しなければならないように見えるもの
この定義だけを見ると、プロジェクトAは「緊急ではない」第二領域に居る気がしてきます(^_^;)
ところが、第二領域の説明としては…
「もし、常日頃から行っていれば、あなたの私生活の質、仕事の業績、または結果を著しく向上させる活動がそれぞれひとつずつあるとするなら、それは何だろうか」 そうしたインパクトを持つ活動は、すべて第二領域の活動である。
これと照らしてみると、プロジェクトAは、ちょっと先の仕事が楽になるだけで、仕事の業績を「向上させる」という程では無いかもしれない…
そこまでインパクトがあるとは言えないタスクの一つではないか？
# もちろん、インパクトがあるタスクは第二領域だ、と言っても、インパクトがないタスクは第二領域ではないとは書いてないので、そういう理解も有りだと思うわけですが…
こうなると、プロジェクトAは「緊急ではない」けど第一領域に居る気がしてきます(^_^;)
一端定義から離れて、プロジェクトそのものの状況を見直してみることにします( ´ ▽ ` )ﾉ
- 忙しくないけど、現在のプロジェクトBも進行中。
- プロジェクトAの予定は数ヶ月後。それまでにまた余裕のある時間があるかもしれない。
当然なのですが(それが当然でない業界も良くありますけど)プロジェクトの期間中、そのプロジェクトに対応する時間はあるのが大前提ということで…
別に今やらなくてもプロジェクトAを実施する時間は後々確保されている訳です。
としたら、プロジェクトAは今やる必要性があるのか？ということになります。
必要性が無ければ、それは実は重要ではない事になるのでしょう。
プロジェクトAを前倒しして実行することが、重要ではないということは…
第一領域からわざわざ前倒しして第四領域に持ってきている状態になっています。
確かに…「事前に少し進めておくと後々楽できる」からやっておくって、趣味以外の何者でもないわ…orz
ここまでくると、締め切りがある＝スケジューリングが前提となっているタスクっていうのは、実行するのに適切な時期があり、その期間中は第一領域〜それ以前は第四領域にあると考える事が出来そうです。
# 期限過ぎても第一領域ですが、燃え上がってしまった後にはそんなこと気にする前に処理しましょうｗ
因みに、スケジューリングとして「見積もり時間の正確性」が問題となることは有りますが、ある程度不正確であることを想定してバッファを持たせるとかその辺り全部含めてスケジューリングだと思っています。
なので、今回考えている「数ヶ月前」という明らかにスケジューリングから逸脱した範囲ではなく、数日程度のバッファはあるはずです。と思いたい(切実)
ここまで来たところで、どうすれば良いかが明確になりました。
わざわざ第四領域のタスクを増やすくらいなら、第二領域のタスクを実行したいところです。
おそらく、第二領域に入るタスクは、締め切りが設定されていない、いつやっても構わない or いつやるかわからないタスクとしてタスク管理ツールに登録されているはずなので、そこを探しに行けばよいはず！
…でも、本当に「締め切りがないタスクは第二領域にあるのか？」はまた別途考えてみる価値がありそうですね…(^_^;)
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