タスク管理というよりもスケジュール管理的な側面で、バッファを持つ——スケジュールを立てている時点でむやみにタスクを詰め込みすぎず、割り込みタスクや見積もりミスがあった場合の保険を取る——のは基本と言われている訳ですが…
これを取ることでスケジュール帳には「スキマ」が生まれることになり、なんとなく効率が悪いように感じる。
そもそも仕事が沢山あって余裕が無いんだから「スキマ」を作ることが無理。
こういう理由で、なかなかバッファを取れない人も居るのではないかなと。
でも、バッファ時間の活用方法について事前にユースケースを持っていると、これが有効に使えるようになります( ´ ▽ ` )ﾉ
# というか、バッファを持つことの正当性を主張する為の理由付けをしておきたいｗ
まず、大前提としては先日書いたエントリを参照して頂きたいのですが…
基本的には適切なバッファを持たせる事を念頭にして一日のスケジュールを立てる事を考えています。 そんな訳で、通常の勤務時間(9:00〜17:30)を以下のセクションに分けてます( ´ ▽ ` )ﾉ
僕はTaskChuteを使った時間帯のセクション分けを行っています。
これをやっておくことで、細切れのセクション単位で分割してそれぞれの対応を考える事が出来る様になり、細かい単位での方向修正をしやすくなるからです( ´ ▽ ` )ﾉ
ということで、このセクション分けを前提に、それぞれのセクションに対して個別にユースケースとして対応を考える事になります。
バッファ時間のユースケース
ということで、見積もり時間と実際の時間の組み合わせを基に、それぞれの場合のユースケースを考えていきます。
- 見積もり時間通り or 見積もりよりも早い時間にタスクが完了してしまった場合(バッファが余る)
- 実際にタスクをこなしていたら見積もり時間をオーバーしてしまったけど、枠には収まっている(バッファに収まる)
- タスクをこなしている最中で、明らかに見積もり時間をオーバーして、枠からも溢れ出る勢いがわかってしまった
単純といえば単純ですが、この3つのユースケースが考えられます。
厳密には1番は二つ(時間通りの場合と時間より早い場合)に分けられるのですが、考え方的には変わらないので纏めることができます( ´ ▽ ` )ﾉ
予め考えていたバッファ時間よりも多く時間が余った場合
2時間の枠の中で、見積もり時間1時間45分に対して、実タスクが1時間半位で完了したとしましょう。
バッファとして考えていた時間の15分+余った15分でトータル30分が残ってます。
そのままボケッと30分過ごしてしまうのは無駄なので、何か30分くらいで出来るタスクを考えましょう( ´ ▽ ` )ﾉ
次の枠にあるタスクを前倒ししても良い(その時間に意味が無いのであれば、前倒ししてもタスクをこなした日付は変わりません)だろうし、こういう余裕のある時にやるためのタスクリストを設けておいて、そこから何か一つ取り出すのも良いでしょう。
見積もり時間がほぼピタリだった場合
先ほどの見積もり時間変わらず、実タスクが1時間45分位で完了したとしましょう。
バッファとして考えていた時間の15分がそのまま残ってしまいました。
そのままボケッと15分(略)
見積もり時間をオーバーしてしまった場合
先ほどの見積もり時間変わらず、実タスクが1時間50分位で完了したとしましょう。
バッファが削れてますが、それでも10分くらいの余裕が残っています。
そのままボケッと10分(略)
見積もり以前に枠が足りなくなった場合
これはちょっと致命的なのですが…
見積もり1時間45分に対して、一時間半ほど経過した時点で、残り一時間分くらいのタスクが残っている状況とでも考えましょうかorz
時間が足りてないのだから、後の枠のバッファから時間をもらってくるしかありません。
これに気づいた時点で今やってるタスクを分割して、後の時間のバッファを削る形で次の枠に放り込みます。
当該セクションの残り時間は30分ほどなので、最大で25分くらい(リスケジューリングなどで多少の時間を割くことになるので、厳密に30分残らない事を考えて分割しないと、結局後でまた同じ事をする羽目になる)で分割することにします。
この例だと、20分x3分割くらいのバランスが良いかもしれません。
# 当然、それぞれの分割したタスクの粒度によるので、単純3分割とかは現実的ではありませんｗ
1/3はそのまま実行可能ですが、残りの2/3が次のセクションに押し込まれます。
ついでにその枠の中でバランスを取る為に、その枠の中のタスクを更に次の枠に移動させるなどして(2/3全部を次に入れるのではなく、さらに1/3が次の次のセクションに押し込むなども有効)一日の全体で調整を行います。
場合によっては溢れ出た物が明日になっても仕方ないと僕は思っている訳ですが、そのときに他にステイクホルダが居る場合そちらに確認する必要があるので、この時点で確認をすることにしましょう(^_^;)
要するにこの場合は、気づいた時点で直ぐにリスケジューリングを行うということになります。
# それでも今日中にやらなければならないという場合、最終手段は「残業」になります(´・ω・｀)
二つの対処法
先ほど挙げたユースケースの中で、対処方は二つに絞られました。
- 時間が余っていたら余裕のある時にやるためのタスクリストから一つ取り出す
- 時間が足りなくなったらリスケジューリングを行う
ここで1番の場合、次のセクションから前倒ししてタスクをこなしてしまうという方法も考える事が出来ますが…
そもそも次のセクションも予定としては2時間に収まっているハズなので、前倒ししただけ次のセクションの終了時間が前倒される事になります。
これは結果として次のセクションのバッファ時間を長くするだけなので、さらにそこで空いた時間で出来る事を考える必要が出てくる(結局また1番)ので変わりません。
折角の締め切りに追われない重要なタスクを実行する機会なので、それを生かした方が良いのではないかなと( ´ ▽ ` )ﾉ
# 現実的には、色々な問題があって残業前提の厳しいスケジュールを組んでいる場合など、後の時間をなるべく前倒しして早く帰りたいという場合にはそれでもよいのですがｗ
こうした調整の方法は「緊急度」に縛られずに自分の時間を制御するために有用な考え方だと僕は考えています( ´ ▽ ` )ﾉ
実際の所、原書(といっても日本語版)で、時間管理のマトリクス上「締め切りのある仕事」は第一領域にあります。
もちろん「準備や計画」は第二領域にあるので、こちらにあたると言えばそうなのかもしれません。
↑ 余ったバッファ時間に処理出来るタスクは、概ね「第二領域」のタスクになるだろうし…
休憩をしっかりと取ることは、所謂「余暇」というような余りの時間ではなく、次の仕事の為に自分のパフォーマンスを上げる為の「準備」のタスクです。この様な「準備」のタスクは七つの習慣で言えば『第二領域』にあるので …
↑ セクションの区切りという目に見えやすい切り替えのタイミングなので、しっかりと「準備」の為の「休憩」をしてしまうのもアリではないかなと。