OmniFocus上でのタスクの定義は明確でいるようでいて曖昧です。
GTDを実践する上でどのようにタスクの集まりを構築するかという観点では非常に優れているのですが、単に凄いToDoリスト的な使い方をするには迷うことが多いのです。
もちろんOmniFocusの全ての機能を使いこなそうと思うとGTD的なタスク管理の方向に進むのが正しい道筋だとは思いますが、高機能なToDoリストとしての使い方すら出来ない程、OmniFocusのポテンシャルは低くありません。
GTDはわからないけどiPhoneとMacでタスクを一元管理したい、という「初心者」の方でもOmniFocusで満足できるタスク管理が出来るはずです。
サンプルのプロジェクトは、サンプルなので適当に作りましたが...
- ゴミを纏める→所定の場所に持って行く、という順次進行が必要な物
- 一定の目的の為に、並列進行しても問題ないタスクが並んでいる物
- 目的は決まっているけど、具体的なアクションを導き出していない物
基本的に自分のOmniFocusの中に並んでいる全てのプロジェクトは、この三種類で表すことが出来ます。
何が実行可能なアクションかを見やすくする
一番上のプロジェクトの設定は「順次進行」にしているため、上から順番に実行可能な状態になっています。
「ゴミを持って行く」というアクションがグレーアウトされた状態になっているのがわかるでしょうか？
同様に、真ん中のプロジェクトは「並列進行」です。
ここでは全てのタスクが並列に、実行可能な状態となっています。
プロジェクトの設定が「順次進行」か「並列進行」かだけでなく、開始日時などを設定することでもこの状態を設定することが出来ますが、まずはプロジェクトの構成だけで変更されることを覚えておくと、どのように構成するべきかが判断しやすくなります。
アクションが無くても良い
さて、最後のプロジェクトですが、アクションが未設定のままです。
GTD的な考え方をすると、プロジェクトには2つ以上のアクションが必要で、これはOmniFocus公式のホワイトペーパーにも記載されています。
↑ OmniFocusでGTDをやろうと思っている方は必読
全てのプロジェクトにアクションが適切に設定されていることは理想ですが、それを週次レビューなどで拾い上げるまで、一時的な過渡期の状態などでは必ずしもアクションを結びつける必要は無いと考えています。
あまりに理想だけを追いすぎると、実用面で破綻してしまいかねません。
ひとまずプロジェクトとしての「目的」さえ明確であれば、そのプロジェクトの存在意義は充分です。
これらのプロジェクトはレビューの際に確認する単位となりますが、レビュー機能の詳細についてはまた別の記事で書きたいと思っています。